برجاء الانتظار جاري تحويلكم ...

 
أوراق

لديَّ اجتماعٌ مُهم!

نسمع كثيرًا بعض هذه العبارات: لدي اجتماع، عندي اجتماع، تأخرت عن الاجتماع، لقد طال الاجتماع، ننتظر نتائج الاجتماع.

تعدُّ الاجتماعات وسيلة مهمة في الإدارة، ولها فوائدها العديدة، من تبادل الخبرات، وتقديم أحدث المعلومات وأوضحها من مصادرها الحقيقية والمسؤولة إلى العاملين، وإتاحة الفرصة للمشاركة في صناعة القرار، والمساهمة في التحفيز، لتبنيه وتنفيذه، وتحمل المسؤولية، وتكريس العمل بروح الفريق. 

وهي تنقسم إلى اجتماعات دورية تتضمن برنامج العمل، وطارئة تدعو الحاجة إليها لمعالجة أمر غير متوقع أو وشيك الحدوث، ومنها اجتماعات لتبادل المعلومات بين العاملين، لتوفير الوقت والجهد، واجتماعات للبحث والدراسات يُمارس فيها العصف الذهني، لتوليد الأفكار، وغالبا ما ينقسم المجتمعون فيها إلى مجموعات تضطلع كل مجموعة بجزء من الموضوع، وهناك اجتماعات علمية تستند إلى تقديم المعلومة بهدف التعليم، ولا تخلو الاجتماعات من نوع مظهري لا فائدة منه.

أهم الاجتماعات ما يكون لاتخاذ القرارات، وهي في الغالب مسبوقة باجتماعات تمهيدية للدراسة والبحث وإعداد التوصيات من خلال لجان عمل، لأهمية المعرفة التامة بتفاصيل القرار ومراحله، والأهداف التي بني عليها، وما يتطلب من وعي بما يكتنفه من مخاطر.

ولكي يكون الاجتماع منتجاً ومفيداً ومحققاً لأهدافه، لا بد له من إعداد مسبق ومتكامل، وأن يدار بإدارة واعية، وأن تتوفر لتوصياته متابعة دقيقه.

تعد مرحلة إدارة الاجتماع من أهم المراحل لتحقيق نجاحه، فإتاحة الفرصة للمشاركين بالتعبير عن آرائهم، وتنظيم الحوار بما يحقق تكافؤ الفرص، وترتيب جدول الأعمال، وضبط جلسته في موضوعه الأساسي، وإعلان القرارات والتوصيات بوضوح، والانتهاء منه في الوقت المحدد، جميعها مؤشرات حقيقية لنجاحه، وتؤدي إلى نتائج عملية.

لا ينتهي الاجتماع بانتهاء جلسته بل يتبعه عوامل أساسية تحقق نجاحه، منها: تزويد كل عضو بما يخصه من القرارات والتوصيات، وتكليف الأعضاء الذين لم يتمكنوا من الحضور بما يجب عليهم فعله، فهم ملزمون بما جاء فيه، ولا بد من وضع خطة لمتابعة التنفيذ، لتحقيق الأهداف، وجني الثمار.

وقفة: عدم اقتناع المشاركين بالهدف أو عدم وضوحه لهم من أهم أسباب فشل الاجتماع.

رأي : عبد الله الشمري

a.al-shammari@saudiopinion.org

عبدالله الشمري

عبدالله بن مهدي الشمري، عضو الجمعية السعودية لكتاب الرأي، كتب في عدد من الصحف المحلية منها صحيفة الشرق، رئيس مجلس إدارة الجمعية الاستهلاكية بالخفجي، عضو لجنة الجمعيات الاستهلاكية بمجلس الجمعيات التعاونية .

‫3 تعليقات

  1. الاجتماع في واقعنا السعودي اساء كثير بالاجتماع المشار اليه كما يجب .فاجتماعاتنا فيها شيء من التشخيص بالاهميه والتشخيص بالمسؤوليه والاجتماعات اصبحت عذرا للغياب الا من رحم الله .تعطلت مصالح الناس بسبب الاجتماعات التي اصبحت اهم من المهام والمسؤوليات بعض المسوؤلين اجتماعاتنا اسيره الادراج والدليل على ذلك النتائج ليست بمستوى عدد الاجتماعات نحتاج اجتماعات لتصحح الاجتماعات .

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق