برجاء الانتظار جاري تحويلكم ...

 
أوراق

بين المساعد الإداري والحاجب

كان العرب قديمًا يسمون المساعد الإداري حاجبًا، وتشير أخبار الدولة الأندلسية أن وظيفته مرموقة، وهي إدخال الناس على الخليفة حسب مقامهم أو حسب أهمية أعمالهم، وأنها بمثابة وظيفة رئيس الوزراء أو رئيس الديوان في حاضرنا، وقد اختفى مسمى الحاجب مع تطور الإدارة وتنظيماتها الدقيقة، ولكن مهمته العملية لم تختفِ، فأصبح يطلق عليه مدير المكتب أو المساعد الإداري أو السكرتير، وقد زاحمت المرأةُ الرجلَ على هذه الوظيفة وأزاحته عنها في بعض البلدان.

يقوم مديرو المكاتب أو المساعدون الإداريون بمهامهم حسب طبيعة عمل المؤسسة، أو حسب ما يقرره لهم المسؤول أو المدير، وعلى كل منهم أن يتكيف مع كل رئيس جديد قادم.

للمساعد الإداري مهام أساسية في إدارة العمل، يأتي في مقدمتها توفير الوقت والجهد على المدير، وعدم إشغاله بأنشطة وأعمال غير ضرورية، إضافة إلى رفع الكفاءة له في الأداء، وتطوير الفاعلية في العمل، ومن واجب المساعد الإداري الإعداد الجيد لاجتماعات المدير، والتنسيق الدقيق لها، ودعوة الأشخاص المعنيين بحضورها والمشاركة في أعمالها، وكذلك مساعدته على إنجاز بنود جدول أعماله اليومية بشكل فعال، واحترام أوقاته الشخصية وخصوصياته، وفي الواقع لا يقوم جميع المساعدين الإداريين بمهامهم الأساسية على الوجه الأكمل، وقد يساهم بعض المديرين في انحرافهم عنها، إما بسبب أمزجتهم المتقلبة التي تربك المساعد، أو بسبب تساهل بعضهم أو غفلته التي يستغلها المساعد فيبدأ بالتجاوز؛ فيكون الضرر فادحًا حتى وإن لم يظهر في وقته.

كان للحاجب دور في المنع والتفضيل، وما يزال مدير المكتب، والمساعد الإداري، والسكرتير، لديهم سلطات واسعة، ويمكنهم أن يقوموا بالدور ذاته، ويعتبر الكذب من أسوأ الصفات التي ينزلق إليها بعضهم، فيعمل على عزل المدير عن الموظفين أو يحول بينهم وبينه؛ فيخل بالتوازن المطلوب بين حفظ وقت المدير، وبين تواصله مع الموظفين أو المراجعين سواء كانوا عملاء أو مستفيدين.

وقفة.. هل ستعمل وزارة العمل والتنمية الاجتماعية على تدريب الشباب المؤهلين؛ لإحلالهم على وظائف المساعدين الإداريين في الشركات الكبرى، وتوظيفهم في القطاع الخاص؟

رأي: عبدالله الشمري

a.al-shammari@saudiopinion.org

عبدالله الشمري

عبدالله بن مهدي الشمري، عضو الجمعية السعودية لكتاب الرأي، كتب في عدد من الصحف المحلية منها صحيفة الشرق، رئيس مجلس إدارة الجمعية الاستهلاكية بالخفجي، عضو لجنة الجمعيات الاستهلاكية بمجلس الجمعيات التعاونية .

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق